La Superintendencia de Sociedades (Supersociedades), entidad encargada de la inspección, vigilancia y control de las sociedades mercantiles en Colombia, reexpidió la Circular Básica Jurídica, a través de la Circular  Externa No. 100-000001 del 21 de marzo de 2017, recopilando allí las principales instrucciones generales que en materia legal ha emitido dicha entidad.

Con ocasión a esta reexpedición, la Supersociedades modificó las instrucciones relativas al derecho de inspección, referido éste a la prerrogativa que tiene cada asociado de examinar, sea directamente o a través de una persona delegada para el efecto, los libros y papeles de la sociedad, con el propósito de enterarse de su situación administrativa, jurídica, financiera y contable. Este derecho tiene la obligación correlativa de los administradores de entregar la información mencionada; y constituye uno de los pilares fundamentales del gobierno corporativo.

Es importante precisar que estas instrucciones no introducen un régimen nuevo, sino que desarrollan el alcance de las disposiciones legales que en Colombia establecen dicho derecho de inspección*.

En relación con la oportunidad para ejercer el derecho de inspección, las nuevas instrucciones señalar que si bien dicho derecho es de aquellos esenciales y, por lo tanto, inderogables de los asociados, no por esta razón es un derecho absoluto frente a las sociedades. En este sentido, la Supersociedades aclara que el derecho de inspección está limitado por la ley, tanto en su alcance temporal, como en su extensión material.

De esta manera, la Supersociedades aclara que el derecho de inspección podrá ser ejercido en cualquier momento en el caso de i) las sociedades colectivas, ii) las sociedades en comandita, y iii) las sociedades de responsabilidad limitada. En el caso de las sociedades anónimas, el derecho de inspección podrá ser ejercido dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a las reuniones de la Asamblea General en que se vayan a considerar los balances. Finalmente, en el caso de las sociedades anónimas simplificadas, dicho derecho de inspección podrá ser ejercido durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión en que se aprobarán los balances de fin de ejercicio, salvo que en los estatutos de la sociedad se establezca un término superior.

Sobre el lugar de su ejercicio, la Supersociedades reitera que la inspección podrá ser ejercida en la sede del domicilio principal de la sociedad. Asimismo, se aclara que los asociados deberán revisar los documentos de la sociedad in situ, no pudiendo ser extraídos de las oficinas de la sociedad.

En lo que tiene que ver con el contenido de la información solicitada, se señala que el derecho de inspección tiene limitación, no pudiéndose solicitar documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados puedan ser utilizados en perjuicio de la sociedad. De igual manera, se reitera la obligación de los asociados de mantener la confidencialidad de la información de la sociedad.

Finalmente, la Supersociedades recuerda que cualquier administrador que impida el ejercicio del derecho de inspección por parte de los asociados, además de incumplir sus deberes como tal, incurriría en causal de remoción del cargo.

* Las disposiciones legales que en Colombia regulan el derecho de inspección son: Código de Comercio (Decreto 410 de 1971); Ley 222 de 1995 y la Ley 1258 de 2008.